Основные правила заполнения и хранения медицинской книжки моряка торгового флота:
1. При оформлении моряка на работу отдел кадров пароходства направляет моряка на предварительный медицинский осмотр в прикрепленное лечебно-профилактическое учреждение, вручив ему при этом вкладной лист № 1 к медицинской книжке моряка.
Результаты предварительного медицинского осмотра и заключение комиссии о допуске моряка на работу вносятся врачами во вкладной лист № 1 только по предъявлении паспорта. При зачислении моряка на работу вкладной лист № 1 вклеивается в медицинскую книжку.
2. Медицинская книжка выдается при зачислении на работу отделом кадров пароходства каждому работнику плавсостава.
Паспортная часть книжки заполняется отделом кадров пароходства, остальные записи в книжке ведутся медицинскими работниками.
Медицинская книжка должна иметь фотографию владельца и заверена печатью учреждения, выдавшего ее.
Медицинская книжка не действительна без вкладного листа № 1, а для работников пищеблока дополнительно без вкладного листа № 2.
3. В случае потери медицинской книжки дубликат выписывается только после прохождения предварительного медицинского осмотра. При увольнении работника книжка сдается в отдел кадров пароходства при переводе на другое место работы книжка остается у моряка и предъявляется наряду с другими документами но месту новой службы.
4. Медицинскую книжку следует всегда иметь при себе.
5. В таблицы «Врачебное заключение о состоянии здоровья или периодическом медицинском освидетельствовании» каждый из специалистов, принимавших участие в периодическом медицинском осмотре, в случае выявления у моряка того или иного заболевания вписывает диагноз в соответствующую строку таблицы и заверяет его своей подписью.
Заключение врачебной комиссии о возможности дальнейшего использования моряка на работе заверяется подписью председателя комиссии и печатью лечебно-профилактического учреждения.
6. В таблицы «Профилактические прививки» записываются сведения о прививках с обязательным указанием против какой инфекции они проведены, номера серии препарата, его дозировки. Если прививка проводится в несколько этапов, то каждый ее этап записывается самостоятельно.
Ведение записей в книжке о прохождении профилактических прививок не исключает необходимости заполнения международного свидетельства о прививках при уходе моряка в заграничные, тропические, арктические и антарктические рейсы.
7. В таблицы «Сведения о заболеваниях» наряду с записями в индивидуальной амбулаторной карте, судовом журнале и т. д. в медицинскую книжку в обязательном порядке вписываются данные о всех случаях вновь выявленных заболеваний как во время рейса, так и на берегу.
В книжке следует указывать только окончательный уточненный диагноз. Впервые выявленные заболевания отмечаются знаком плюс.
Если заболевание сопровождалось временной потерей трудоспособности, необходимо указывать дату его начала и окончания, а также общее (календарное) число дней нетрудоспособности.
В книжке отведены страницы для записей врачебного заключения о состоянии здоровья моряка перед отправкой в заграничные, арктические, антарктические, тропические рейсы; зубного врача и рекомендаций судовому медику.